3 Conseils sur la gestion des factures pour les petites entreprises

Article publié le 23-01-2018 à 00:00:00 par Sebb dans la categorie: > finance

Le traitement des factures est peut-être l'une de vos tâches préférées, mais lorsque vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, c'est évidemment l'une des plus importantes. La meilleure façon de gérer les factures est donc de créer une stratégie de génération, d'envoi et de suivi des factures.

Une bonne gestion des factures favorise la régularité des flux de trésorerie, facilite les problèmes de comptabilité et vous fait gagner du temps. Découvrez comment gérer les factures pour pouvoir reprendre le travail.

 

1. Choisissez le bon type de facture pour le travail.

Il n' y a pas de modèle de facture unique - les différents plans de paiement fonctionnent pour différents projets, alors avant de commencer à travailler, parlez à votre client d'un calendrier de paiement qui fonctionne le mieux pour vous deux et convenez d'un plan unique. Voici quelques options à considérer:

 

Factures intermédiaires: Au lieu de vous payer en une seule fois, votre client ou client peut vous payer en une série de petits paiements récurrents, par exemple mensuels ou lorsque diverses sections d'un projet sont terminées. Si vous optez pour les factures intermédiaires, vous devez également envoyer une facture finale à la fin du projet, qui détaille les travaux effectués et le montant payé.

 

Factures récurrentes: Pour les projets en cours pour un même client, il est judicieux d'envoyer des factures récurrentes à intervalles réguliers, convenus, hebdomadaires ou mensuels. Le respect d'un calendrier fait de l'envoi de factures une partie de votre flux de travail et, avec un peu de chance, vos clients suivront l'exemple et prendront l'habitude de payer à temps.

 

Factures finales: À la fin d'un projet, envoyer une facture finale pour décrire les travaux terminés et les factures provisoires qui ont été envoyées. Indiquez si ces factures intermédiaires ont été payées et indiquez le montant final impayé le cas échéant. Même si l'emploi a été payé en entier, envoyez une facture finale pour terminer les choses pour vous et votre client.

 

2. Gestion des factures en ligne.

Une façon rapide de réduire les maux de tête et de rationaliser votre processus de facturation? Éliminez le papier de l'équation. Les factures papier ont un moyen d'empiler pour vous et vos clients, sont un casse-tête à gérer, et il est facile de ne pas savoir si vous avez envoyé une facture et si elle a été payée.

 

Avec les programmes en ligne comme Dynacom Saas, vous pouvez tout garder en mémoire dans votre tableau de bord pour pouvoir vérifier l'état de chaque compte depuis votre ordinateur ou votre appareil mobile. Vous pouvez également envoyer des factures à partir de votre appareil en utilisant la facturation mobile, et votre client n'aura pas à payer de frais.

 

3. Évitez les retards fréquents.

Même si vous utilisez des factures en ligne, envoyez votre facture immédiatement et que vous avez un calendrier de paiement convenu, il y a d'autres obstacles au paiement à temps. Voici quelques problèmes qui pourraient ralentir le paiement:

 

Vous avez envoyé la facture à la mauvaise personne: il se peut que le chef de projet ou le premier contact ne soit pas celui qui s'occupe de la comptabilité, alors avant de vous occuper d'un long va-et-vient, demandez à votre client à qui vous devriez envoyer la facture.

 

Vous n'étiez pas clair sur les termes: Si vous pensez que la facture devrait être payée dans un délai d'un mois, et que le client pense qu'elle ne doit pas être payée avant la fin du projet, vous êtes en difficulté. Pour éviter une situation inconfortable et frustrante, assurez-vous que votre client accepte vos conditions (par écrit) avant de commencer à travailler. Vous pourriez également envisager de raccourcir la fenêtre de paiement ou d'initier des factures automatiques pour garantir un paiement rapide. Vous pouvez également utiliser la section "texte personnalisé" de Factures Carrées pour indiquer clairement vos politiques de paiement, d'annulation et de remboursement.

 

Vous avez envoyé la facture un jour peu pratique: les clients sont les moins susceptibles de payer une facture qu'ils reçoivent un dimanche. Mais lorsque vous envoyez une facture un jeudi, vous avez le plus de chances d'être payé dans les deux jours. Déterminez un calendrier de paiement qui vous permettra d'obtenir le paiement le plus rapide de la part de vos clients.

 





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